Dokumentu iesniegšana
Valsts kasei adresētās korespondences un sūtījumu pieņemšana Valsts kasē
Aicinām dokumentus Valsts kasei iesniegt e-adresē (lūdzam izvēlēties e-adresi VALSTS KASE vai atbilstošu tās apakšadresātu) vai e-pastā elektroniski parakstītus ar drošu elektronisku parakstu.
Dokumentus (korespondenci) papīra formā un sūtījumus (izņemot Latvijas Pasta un kurjeru piegādātos sūtījumus) ievietojiet šim nolūkam paredzētajā pasta kastē, kas novietota līdzās Valsts kases apsardzes postenim Smilšu ielā 1, Rīgā.
Elektronisko dokumentu aprite Valsts kasē
Valsts kase nodrošina ar drošu elektronisku parakstu parakstītu elektronisko dokumentu saņemšanu un izskatīšanu. Ērtākai un ātrākai informācijas apmaiņai un pakalpojumu saņemšanai iesakām izmantot elektroniskos saziņas līdzekļus. Elektronisko dokumentu aprite Valsts kasē notiek atbilstoši Oficiālās elektroniskās adreses likumam un saskaņā ar Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumu Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” prasībām.
Elektronisko dokumentu sagatavošana/noformēšana
1. Valsts kasē iesniedzamo elektronisko dokumentu, izņemot elektronisko dokumentu, kuru iesniegšanu Valsts kasē reglamentē speciāli normatīvie akti, izstrādā un noformē vienā no šādiem formātiem:
1.1. vienkārša teksta formātā;
1.2. atvērtā dokumentu formātā (ODF) biroja lietotnēm;
1.3. atvērtā biroja XML (Office Open XML) datņu formātā;
1.4. portatīvā dokumenta (PDF) formātā vai portatīvā dokumenta formātā ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A);
1.5. digitāli saspiesta un kodēta attēla (JPEG, TIFF un PNG) formātā.
2. Elektroniskā dokumenta nosūtīšanai vai saglabāšanai elektronisko datu nesējos var izmantot EDOC formāta pakotni.
3. Elektroniskie dokumenti izstrādājami un noformējami saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma, Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumu Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” un Ministru kabineta 2010. gada 28. septembra noteikumu Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" prasībām.
Elektronisko dokumentu iesniegšana Valsts kasē
4. Elektronisko dokumentu Valsts kasē var iesniegt:
4.1. ar Eiropas Savienībā (tai skaitā Latvijā) atzītu drošu elektronisko parakstu parakstītu dokumentu nosūtot uz Valsts kases oficiālo elektronisko adresi (vai tās apakšadresi) (sk. informāciju šeit)
!!! Vēršam uzmanību, ka e-adrese nodrošina drošu komunikāciju atbilstoši ierobežotas pieejamības informācijas statusam, atšķirībā no e-pasta nešifrētas sarakstes, tāpēc lūdzam saziņai (īpaši personas datus vai komercnoslēpumu saturošas informācijas apritei) primāri izvēlēties e-adresi!
4.3. ja nav pieejama e-adrese, nosūtot to pa elektronisko pastu uz Valsts kases oficiālo elektroniskā pasta adresi pasts@kase.gov.lv (pievienoto datu kopējais pieļaujamais lielums – 25 megabaiti);
4.4. izmantojot kopnes USB interfeisa zibatmiņas ierīces, kompaktdiskus (CD-R vai CD-RW) vai DVD-R diskus un iesniedzot tos Valsts kasē (Smilšu ielā 1, Rīgā).
Par Valsts kasē iesniedzamajiem dokumentiem un dokumentu kopiju elektronisku apliecināšanu
5. Vēršam uzmanību, ka savu funkciju izpildē Valsts kase pamatojas uz dokumentiem, kuriem ir juridisks spēks, t.i., dokumentu oriģināliem vai to apliecinātām kopijām, norakstiem vai izrakstiem.
Iesniedzot apliecinātas dokumentu kopijas, norakstus vai izrakstus elektroniski, lūdzam tās noformēt saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 5.pantā un Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumos Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” 13.2 punktā noteikto – dokumenta elektroniskajai kopijai norakstam vai izrakstam (datnei) pievienojot atsevišķu datni ar dienesta atzīmēm saskaņā ar Ministru kabineta 2010. gada 28. septembra noteikumos Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 5. nodaļā noteikto vai apliecinājuma uzrakstu noformējot uz papīra formā sagatavota dokumenta elektroniskās kopijas. Piemēram, lai apliecinātu papīra dokumenta elektronisko kopiju, apliecināmā dokumenta datnei pievieno MS Word (vai cita formāta) datni (sk.paraugu), abas kopā atbilstoši Ministru kabineta 2010. gada 28. septembra noteikumos Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 61.punktam iestādes vadītājs vai viņa pilnvarota persona paraksta ar drošu elektronisko parakstu.
Elektronisko dokumentu reģistrēšana un izskatīšana
6. Valsts kases atbildīgā amatpersona pārbauda paraksta piesaisti parakstītājam un to, vai ir iespējams saņemto elektronisko dokumentu izlasīt. Pēc pārbaudes dokumentu reģistrē un nosūta dokumenta iesniedzējam elektroniskā pasta paziņojumu par dokumenta saņemšanu uz norādīto elektroniskā pasta adresi.
7. Valsts kase izskata iesniegto elektronisko dokumentu un nosūta atbildi saskaņā ar Iesniegumu likumu. Atbildi Valsts kase sniedz dokumenta iesniedzēja norādītajā veidā (rakstiski vai elektroniski) vai pēc savas izvēles, ja iesniedzējs atbildes sniegšanas veidu nav norādījis.
8. Ja dokumentētā informācija nav noformēta elektroniski, Valsts kases pienākums nav to izsniegt elektroniski.